Gestione del magazzino

Gestione del magazzino in PepperShop

Il PepperShop dispone di un sistema di gestione del magazzino con il quale è possibile gestire lo stock per ogni articolo. Inoltre, ci sono molti altri sistemi periferici che collaborano con la gestione del magazzino.

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Configurazione della gestione del magazzino

Le impostazioni del magazzino vengono configurate in “Amministrazione negozio” nel menu “Articoli” → “Gestione magazzino”.

Nell’impostazione predefinita di PepperShop, la gestione del magazzino è disattivata. Per attivarla e per poter effettuare ulteriori modifiche alla gestione del magazzino, è necessario passare al menu di amministrazione e alla categoria ‘Gestione magazzino’.

Breve informazione: un articolo può avere tre caratteristiche di stoccaggio (spesso utilizzate nelle spiegazioni che seguono):

• Disponibilità illimitata: questi articoli sono disponibili in brevissimo tempo.
• Ordinabile: l’articolo può essere ordinato nuovamente nei tempi di consegna concordati.
• Non ordinabile: articoli fuori produzione / articoli unici – non possono essere ordinati di nuovo

Le seguenti opzioni di impostazione possono essere visualizzate nella schermata di gestione del magazzino.

Abilitare / disabilitare la gestione del magazzino

Con la prima impostazione ‘Gestione magazzino’ la gestione del magazzino può essere attivata o disattivata. Se la gestione del magazzino è disattivata, tutte le scorte create in magazzino e i livelli minimi di disponibilità di un articolo vengono ignorati. Gli articoli possono essere ordinati senza restrizioni indipendentemente dalla loro disponibilità e le scorte non vengono aggiornate al momento dell’ordine.

Aggiornamento dell’inventario

Con ‘Stock Update’ può controllare quando il PepperShop sottrae la giacenza di magazzino di un articolo dalla quantità ordinata. Qui può scegliere tra due possibilità:

• al completamento dell’ordine: non appena un cliente conclude un ordine, lo stock viene corretto direttamente dal negozio.
• Manuale: il negozio non corregge i livelli di magazzino per gli ordini in entrata. Questa impostazione è di solito voluta quando sistemi esterni, ad esempio un ERP, gestiscono le scorte di magazzino fornendo le modifiche tramite la sincronizzazione del negozio.

Notifiche del mancato raggiungimento della quantità minima di stoccaggio

Questa impostazione controlla come viene inoltrato l’avviso al gestore del negozio (amministratore) se il livello minimo di scorte di un articolo non viene raggiunto.

Se si sceglie Manuale, non ci sarà nessuna notifica all’amministratore(!). Ciò è ideale se la gestione completa dell’inventario viene effettuata, ad esempio, tramite un’applicazione ERP esterna. Può anche ricevere le notifiche ‘per e-mail’. Verrà inviata un’e-mail all’indirizzo salvato in ‘Impostazioni negozio’ → ‘Impostazioni generali’. Se preferisce una notifica passiva, il PepperShop può anche ‘creare una voce del log’ per ogni notifica. Descriveremo in seguito come aprire e analizzare i file di log.

Il cliente vede le scorte di magazzino

La voce di configurazione ‘Cliente vede le scorte di magazzino’ controlla se il cliente può vedere o meno le scorte di magazzino correnti. Si tratta della visualizzazione del magazzino sopra il numero di pezzi disponibili. Ci sono tre configurazioni possibili:

• livelli di stock esatti: spesso utilizzati in negozi B2B chiusi per fornire ai clienti informazioni accurate. Attraverso un breve display di testo viene visualizzata la disponibilità degli articoli. Se il livello minimo di magazzino non è raggiunto e ‘può essere ordinato’ o ‘non può essere ordinato’ è usato come configurazione, verrà visualizzato ‘solo X pezzi in magazzino’. Mostra anche quando un articolo dovrebbe essere nuovamente disponibile (se ordinabile).

Nella visualizzazione dettagliata dell’articolo e con rappresentazione dell’articolo:

Le seguenti visualizzazioni non fanno distinzioni:

• Articoli a due livelli, a colonna singola: … pezzi
• Articoli a due livelli, a più colonne: Magazzino: … pezzi
• Carrello e panoramica degli ordini: Magazzino: … pezzi

Sistema a semaforo (rosso, giallo, verde): questa è la forma di visualizzazione più comune. Si vorrebbe informare approssimativamente sulla disponibilità, ma non rivelare immediatamente i livelli delle scorte. Il giallo viene utilizzato se un articolo scende al di sotto della quantità minima di scorte e può essere ‘ordinato’ o ‘non può essere ordinato’. Nell’esempio seguente, è possibile visualizzare un sistema a semaforo per un articolo:

Overbooking di articoli non ordinabili

Qui è possibile gestire l’overbooking del negozio: se si imposta su sì e si disattiva la protezione, l’articolo potrebbe essere overbooked (sovraprenotato). Questo è esplicitamente voluto da alcuni gestori di negozi. Per impostazione predefinita, tuttavia, PepperShop impedisce l’overbooking di articoli che non possono essere ordinati tramite l’attivazione della configurazione: no.

La protezione dall’overbooking si basa su un sistema di riserva: se l’overbooking viene evitato, il PepperShop decrementa lo stock virtuale dell’articolo ogni volta che un cliente inserisce un articolo nel suo carrello. In questo modo, l’overbooking non può più verificarsi, in quanto gli articoli così riservati non sono più disponibili per l’acquisto. Se il cliente non completa l’acquisto in un momento successivo, tuttavia, la quantità di scorte riservata verrà nuovamente rilasciata per l’acquisto dopo la fine della sessione. La durata della sessione è di solito di un’ora. Soprattutto con articoli unici può accadere che gli articoli non compaiono nel negozio per poi essere visualizzati di nuovo.

Il proprietario del negozio decide autonomamente se assumersi un rischio di overbooking o prevenirlo e accettare che un cliente disposto ad acquistare potrebbe non essere in grado di acquistare l’articolo perché attualmente riservato.

Inventario – Mostrare tutti gli articoli

Guarda scorte di magazzino: nella gestione del magazzino si trovano alcuni link testuali che visualizzano la situazione attuale del magazzino nel negozio.

Per un inventario, i prezzi di acquisto sono spesso visualizzati e sommati, in modo che il valore del magazzino al momento della visualizzazione possa essere facilmente determinato per la contabilità. Questo è possibile anche nel PepperShop (vedi allegato).

Applicazione della gestione del magazzino

Condizione: la gestione del magazzino può essere utilizzata solo se attivata.

Impostazioni di magazzino di un articolo

Un articolo può avere le seguenti impostazioni di magazzino:

• Quantità massima d’ordine: definisce il numero massimo di articoli che un cliente può inserire nel carrello per ordine (indipendentemente dalle scorte → solo per gli articoli contrassegnati come ‘non ordinabile nuovamente’).
• Quantità minima d’ordine: qui è possibile specificare quanti articoli alla volta possono essere ordinati.
• Quantità minima di magazzino: numero minimo di articoli in stock prima dell’invio di una notifica.
• Scorte di magazzino: numero di articoli in magazzino.
• Disponibile in: testo liberamente selezionabile, ad es. ‘3 giorni’, ….
• Condizione di stoccaggio: che cosa dovrebbe accadere all’articolo quando raggiunge il livello di scorte 0?

Tipi di condizione di stoccaggio:

• disponibilità illimitata: l’articolo è disponibile indipendentemente dal livello di scorte e da un determinato periodo di consegna.
• Ordinabile: i clienti possono ordinare più articoli di quelli disponibili in magazzino.
• Non ordinabile: i clienti possono ordinare solo gli articoli disponibili in magazzino. Quando il livello di scorte raggiunge 0, l’articolo viene nascosto e non può più essere ordinato.

Impostazioni di magazzino di un articolo

Ci sono tre modi per influenzare le impostazioni di magazzino di un articolo. Questo significa modificare i dati rilevanti del magazzino per i singoli articoli:

1. Per articolo tramite la maschera di modifica articolo: Articolo → ‘Modifica articolo esistente’ – – in basso:

   

2. Sulle mutazioni di massa degli articoli

   

   La regolazione sulle mutazioni di massa rappresenta la variante più semplice per mutare velocemente e chiaramente tutti i dati rilevanti degli articoli. Sono disponibili tutti i tipi di impostazioni possibili. Le mutazioni di massa dell’articolo si trovano alla voce ‘Articolo’ nell’amministrazione del negozio.

   

3. Sulla gestione del magazzino

   

Le prenotazioni di magazzino possono essere effettuate qui. Queste possono essere munite di nota. Se il modulo di contabilizzazione è disponibile, è possibile selezionare anche un conto di addebito.

Nota “Scorte negative”

Se le scorte di un articolo si trovano nell’intervallo negativo dopo un ordine e la notifica è attivata, verrà notificato.

Attenzione: se si utilizza la funzione Articolo principale/secondario1 nel proprio negozio, è necessario evitare il più possibile livelli di stock negativi negli articoli secondari, in quanto ciò potrebbe portare a un’errata visualizzazione della disponibilità in magazzino nell’elenco articoli (il sistema calcola con la somma dei livelli di scorte degli articoli secondari).

Entrata / Uscita merci

Tramite ‘Amministrazione negozio’ → ‘Gestione magazzino’ → ‘Registra entrata merci’ il negozio fornisce una semplice maschera con la quale è possibile registrare rapidamente la ricezione delle merci. Inserisca il numero dell’articolo e il numero da aggiungere e il negozio aggiunge l’articolo alle scorte corrispondenti. In questo modo è anche possibile inserire valori numerici negativi, che corrispondono all’uscita merci.

Acquisizione manuale / Acquisizione con scanner di codici a barre

Nel PepperShop è possibile inserire le merci in entrata e in uscita manualmente o con uno scanner di codici a barre. A tale scopo, uno scanner di codici a barre disponibile in commercio viene utilizzato in modalità Keyboard Wedge.

Assistenza ulteriore

Ha bisogno di assistenza ulteriore? PepperShop offre diverse possibilità.

• Spesso un clic sull’icona del punto interrogativo nell’angolo in alto a destra dell’amministrazione può aiutare. Qui può ricevere un aiuto diretto sull’argomento in questione.
• Siamo lieti di aiutarla anche via e-mail. swiss21-support@peppershop.com