Attuazione CH-DSG / GDPR UE

Introduzione

Dal 25 maggio 2018 è in vigore il regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (GDPR UE). Dal 1° settembre 2021 è entrata in vigore in Svizzera la legge riveduta sulla protezione dei dati. La nuova normativa si applica a tutte le aziende e istituzioni che trattano dati personali di persone con sede in Svizzera. Cosa significa questo? Sono interessate le aziende che hanno una presenza in Svizzera, che offrono i loro beni o servizi ai residenti in Svizzera o che osservano il loro comportamento. Lo stesso vale in senso inverso per il GDPR UE, che si applica quindi alle aziende che hanno una presenza nell’area UE, che offrono beni e servizi ai residenti dell’UE o che osservano il loro comportamento.

Quando siete interessati

• CH-DSG:
  • Avete una succursale, un ufficio o una filiale in Svizzera
  • Trattate dati personali tramite un’azienda svizzera
  • Offrite deliberatamente servizi a persone residenti in Svizzera
  • Osservate il comportamento di persone svizzere.1
• GDPR UE:
  • Avete una succursale, un ufficio o una filiale nell’UE
  • Trattate dati personali tramite un’azienda dell’UE
  • Offrite deliberatamente servizi a persone residenti nell’UE
  • Osservate il comportamento di persone dell’UE.1

1 Google Analytics e strumenti di tracciamento simili sono principalmente interessati qui.

Impostazioni in 21.Shop

Esamineremo ora le singole impostazioni nel vostro negozio online.

Cookies

Come gestore di un negozio online, siete legalmente obbligati a informare i vostri visitatori in modo trasparente sull’uso dei cookie. Per soddisfare i requisiti di protezione dei dati e privacy by default, raccomandiamo le seguenti impostazioni:

1. Attivare la notifica dei cookie

• Andate nell’amministrazione del negozio a “Impostazioni” → “Generale” → “Configurazione del negozio”.

• Attivate l’opzione “Usa gestore dei cookie”. Questo mostrerà una notifica dei cookie nel negozio che informa gli utenti sull’uso dei cookie e ottiene il loro consenso.

2. Attivare solo i cookie essenziali per impostazione predefinita

• Attivate inoltre l’impostazione “Cookie essenziali per impostazione predefinita”.
  • Ciò significa che alla prima visita vengono impostati solo i cookie tecnicamente necessari.
  • I cookie aggiuntivi (ad es. per analisi o marketing) vengono caricati solo dopo il consenso esplicito dell’utente.

3. Mascherare l’indirizzo IP

• Attivate anche l’opzione “Mascherare l’indirizzo IP”.

  • Questa funzione anonimizza gli indirizzi IP dei visitatori, ad es. quando si utilizzano servizi di analisi.
  • Questo contribuisce inoltre alla minimizzazione dei dati e alla protezione dei dati personali.

Queste impostazioni vi aiutano a rispettare i requisiti legali e a migliorare lo standard di protezione dei dati del vostro negozio – senza richiedere un banner cookie di terze parti.

Moduli: Richiesta di informativa sulla privacy e CGV

Se trattate dati personali nel vostro sistema, deve essere ottenuto un consenso appropriato. A seconda dei moduli di inserimento nel vostro sistema online, le CGV e/o l’informativa sulla privacy, inclusa una casella di controllo per l’accettazione, verranno visualizzate.

Impostazioni consigliate

Nota sulla visualizzazione delle CGV nel processo d’ordine

Le condizioni generali di vendita (CGV) vengono visualizzate automaticamente nel processo di checkout del negozio.

Cosa succede durante il processo d’ordine?

• I clienti vedono un avviso riguardante le CGV nell’ultimo passaggio dell’ordine.
• Inoltre, appare una “casella di controllo” che deve essere confermata attivamente per accettare le CGV.
• L’ordine può essere completato solo quando questa casella è attivata – questo garantisce che le CGV siano state effettivamente accettate.

Questa funzione è attivata per impostazione predefinita nel sistema del negozio e soddisfa i requisiti legali per il commercio elettronico.

Opzioni di configurazione flessibili

21.Shop vi offre opzioni di configurazione flessibili, a seconda di come utilizzate il negozio – ad esempio come:

• Sistema di ordinazione interno
• Portale B2B chiuso
• O negozio online pubblico per clienti finali

Il tipo della vostra gamma di prodotti può anche influenzare quali avvisi legali devono essere visualizzati.

Regolare le richieste per CGV e informativa sulla privacy

Potete controllare se e quando i vostri clienti devono accettare attivamente le CGV e/o l’informativa sulla privacy.

Come configurare le richieste:

1. Navigate verso “Impostazioni” → “Generale” → “Info cliente / Recesso / CGV” nell’amministrazione del negozio
2. Lì potete attivare o disattivare individualmente le seguenti opzioni:
   • Far confermare le CGV
   • Far confermare l’informativa sulla privacy
   • Visualizzare e far confermare l’informazione sul recesso (se necessario)

Queste impostazioni vi permettono di adattare gli avvisi legali specificamente al vostro pubblico target e allo scopo del negozio.

Moduli nel sistema

Le seguenti posizioni offrono ora la possibilità di far confermare ai clienti l’informativa sulla privacy e le CGV:

• Modulo di contatto

• Iscrizione alla newsletter

• Registrazione nuovo cliente

• Checkout diretto senza registrazione (durante il processo d’ordine)

• Registrazione aziendale (in modalità B2B/rivenditore)

Diritti della vostra clientela

Visualizzare, esportare o anonimizzare i dati memorizzati

È obbligatorio esportare i dati del cliente e metterli a sua disposizione su richiesta. Per fare questo, chiamate il cliente desiderato tramite la gestione clienti e “modificate” quello. Scorrete fino alla fine della pagina. Vedrete ora la maschera espandibile “Gestione dati CH-DSG / GDPR UE”.

Visualizzare, esportare/scaricare i dati memorizzati

Se il cliente desidera visualizzare i dati, potete esportarli qui e inviarli in un formato leggibile da macchina. Vengono esportati come file .json e possono essere aperti con un editor o un browser appropriato.

Richiesta di cancellazione: Anonimizzare i dati memorizzati

Se il cliente desidera cancellare tutti i suoi dati e quindi esercitare il suo diritto all’oblio, potete farlo. Si prega di notare che dopo non è possibile alcun recupero e tutti i dati verranno irreversibilmente cancellati!

I dati del cliente verranno anonimizzati nel negozio, il che significa che i dati del cliente non sono più disponibili. Tuttavia, come proprietario del negozio, avrete ancora l’ordine, ad esempio.

Nota: Si prega di leggere attentamente il testo prima della cancellazione per essere consapevoli di tutte le conseguenze. Assicuratevi di aver cancellato tutti gli account del vostro cliente. Il vostro cliente può avere più account, che devono essere tutti cancellati su richiesta. 21.Commerce non è un sistema contabile (è per questo che esiste 21.AbaNinja)! Si prega di notare che è necessario prima estrarre i dati soggetti agli obblighi legali di conservazione prima di cancellare tutti i dati! Una volta cancellati i dati, non è più possibile recuperarli!

Anonimizzare i dati dei clienti

A partire dalla versione 10 del sistema di negozio, è disponibile una nuova scheda con il titolo “Anonimizzare i dati dei clienti” nell’area “Clienti/Ordini”.

Tramite questa scheda avete le seguenti opzioni:

1. Configurare l’anonimizzazione automatica
   • Definite dopo quale periodo i dati dei clienti devono essere automaticamente anonimizzati – ad es. per soddisfare i requisiti legali di conservazione e protezione dei dati.
2. Eseguire un’anonimizzazione una tantum
   • Avviate un’anonimizzazione manuale per i dati dei clienti selezionati o tutti i dati disponibili.
3. Scaricare i record interessati
   • Scaricate una panoramica dei record idonei per l’anonimizzazione.

Un “Testo di aiuto” è disponibile direttamente nel sistema per informazioni dettagliate sulle singole funzioni e sui loro effetti. Potete accedervi tramite l’icona informativa o un collegamento all’interno della scheda.

Analytics

Se utilizzate strumenti di tracciamento aggiuntivi come Google Analytics, è importante trasmettere gli indirizzi IP dei visitatori in modo anonimo per soddisfare i requisiti di protezione dei dati.

Come attivare l’anonimizzazione IP:

1. Accedere all’amministrazione del negozio
   • Andate in “Moduli” → “Analytics” nell’amministrazione del negozio.
2. Attivare l’anonimizzazione IP
   • Attivate l’opzione per l’“Anonimizzazione degli indirizzi IP” nelle impostazioni di Google Analytics.
   • Questa impostazione garantisce che gli indirizzi IP dei visitatori del sito web vengano anonimizzati prima di essere memorizzati in Google Analytics.

Adattare l’informativa sulla privacy

• Google Analytics nell’informativa sulla privacy: L’uso dei servizi di analisi deve essere annotato nella vostra “Informativa sulla privacy”. L’“applicazione 21.Commerce” gestisce questa aggiunta automaticamente per voi. Dovete solo assicurarvi che il testo sotto “Contenuto” → “Pagine” → “Informativa sulla privacy” sia integrato.

• Aggiunta: L’avviso verrà inserito sotto il testo esistente riguardante il “tempo di esecuzione del sistema”.

Accordo sul trattamento dei dati (ATD)

• Le leggi sulla protezione dei dati richiedono di concludere un “Accordo sul trattamento dei dati” (ATD) con Google se utilizzate Google Analytics.

• Per concludere tale accordo, è sufficiente confermare elettronicamente l’“Accordo sul trattamento dei dati” nelle “impostazioni Analytics”.

Con questi passaggi, vi assicurate che Google Analytics sia utilizzato in conformità con le normative sulla protezione dei dati e che soddisfiate i requisiti legali.

Informativa sulla privacy

21.Shop vi mette a disposizione un modello vuoto per un’informativa sulla privacy che è automaticamente collegata al gestore del consenso integrato.

Come aggiungere la vostra informativa sulla privacy:

Andate nell’amministrazione del negozio a: “Contenuto” → “Pagine” → “Informativa sulla privacy”

1. Inserite il testo della vostra informativa sulla privacy.
   • Se non avete una vostra informativa sulla privacy, potete utilizzare un modello. Un modello appropriato si trova ad esempio nello “Strumento di autovalutazione della protezione dei dati” su https://www.dsat.ch - Download.
2. Aggiungere informazioni dettagliate sui cookie:
   • 21.Shop integra automaticamente il documento alla fine con “Informazioni dettagliate sui cookie” durante l’esecuzione del sistema.

Collegamento nel gestore del consenso 21.POS:

• L’informativa sulla privacy è automaticamente collegata nel “gestore del consenso 21.POS” per conformarsi ai requisiti legali.

Controllare il collegamento nel piè di pagina (per negozi più vecchi):

• Se gestite un negozio più vecchio, verificate se l’informativa sulla privacy è anche collegata nel “Piè di pagina”.

• In caso contrario, aggiungete il collegamento all’informativa sulla privacy come segue:

  • Andate in “Contenuto” → “Pagine” → “Piè di pagina” e assicuratevi che il collegamento all’informativa sulla privacy sia incluso.

Con questi passaggi, vi assicurate che la vostra informativa sulla privacy sia correttamente integrata e collegata. In questo modo soddisfate i requisiti legali in materia di protezione dei dati e consenso.

Ulteriore aiuto

Per domande o problemi, il nostro supporto sarà lieto di aiutarvi. Aprite un ticket di supporto:

1. Accedete al portale Swiss21.
2. Cliccate sulla vostra immagine del profilo in alto a destra.
3. Cliccate su “Supporto”.
4. Cliccate su “Contatta il supporto”.
5. Compilate il modulo e il nostro supporto vi contatterà il prima possibile.

Orari di apertura del supporto: Lunedì – Venerdì I 08:00h – 12:00h I 13:30h – 17:00h