Trattamento degli ordini

Trattamento di un nuovo ordine nella gestione dei clienti

Queste istruzioni descrivono come trattare un nuovo ordine ricevuto nel 21.Commerce e mostrano anche varie opzioni e processi. Lei, in quanto gestore del negozio, non è in alcun modo vincolato da queste procedure.

Se il suo 21.Commerce è collegato a una soluzione AbaNinja che elabora gli ordini, questo manuale non è necessario perché questi passaggi vengono già mostrati là.

Ricezione dell’ordine

Il suo cliente completa un ordine nel negozio online. Il Shop invia un’e-mail di conferma dell’ordine al cliente e a lei come gestore del negozio. Questa e-mail contiene tutti i dati rilevanti per l’elaborazione dell’ordine: indirizzo del cliente e della fattura, indirizzo di consegna, dati identificativi dell’ordine e il carrello nella valuta e nella lingua appropriata. L’e-mail al gestore del negozio è ancora più dettagliata e contiene, tra le altre cose, un link diretto all’ordine nella gestione clienti del rispettivo Shop.

Non è sicuro al 100% che come gestore di un negozio riceverà sempre tutte le e-mail di conferma dell’ordine. Questo può avere diversi motivi (rilevamento di spam, problemi di routing, problemi SMTP, ….) contro i quali il Shop non può fare nulla. È quindi meglio controllare periodicamente la gestione clienti nell’amministrazione del suo Shop per vedere se sono arrivati nuovi ordini, ad esempio una volta al giorno oppure a intervalli diversi a seconda del numero di ordini nel suo negozio. Nella gestione clienti (Amministrazione negozio → Clienti/Ordini → Gestione clienti) gli ordini più recenti vengono visualizzati immediatamente. Nella parte superiore è riportato l’ordine più recente.

Stato dell’ordine: “ricevuto” / Gestione clienti

Ora è possibile vedere tutti gli ordini in arrivo. Tutti i nuovi ordini ricevuti hanno lo stato dell’ordine ricevuto. Selezioni lo stato dell’ordine in corso se intende preparare l’ordine per la spedizione. Il cliente sarà quindi in grado di vedere l’avanzamento dell’elaborazione nel suo conto cliente sotto forma di stato dell’ordine.

Stato dell’ordine: “in corso”.

Controlli il tipo di pagamento:

• pagamento in contanti (= incasso): assicurarsi che la merce sia disponibile.
• Pagamento anticipato: non fare nulla finché non si è sicuri che l’importo corretto sia stato accreditato sul conto appropriato. Nella maggior parte dei casi, il numero di fattura o il numero di riferimento dell’ordine è indicato come identificazione. Se un cliente non ha pagato dopo una settimana, deve essere contattato. Dopo due o tre settimane al più tardi, è necessario cancellare l’ordine e informare il cliente via e-mail in modo che non vi siano prenotazioni di merci inutili o ordini non eseguiti. Il modulo di pagamento PepperShop[^1] viene utilizzato per gestire gli stati di pagamento. Con questo modulo è possibile specificare in qualsiasi momento lo stato del pagamento: non pagato, avviso di pagamento, soldi ricevuti.
• Metodi di pagamento online (carte di credito): in linea di principio, dovrebbe essere possibile continuare senza problemi.

Se il metodo di pagamento lo consente, è possibile preparare il pacco per la spedizione.

Quando tutti i prodotti sono pronti per la spedizione, è possibile stampare una bolla di consegna.

Stato dell’ordine: “inviato”.

Ora è possibile spedire il pacco.

Ora il processo è così avanzato che possiamo informare il cliente che il suo ordine è stato spedito e la sua consegna è in arrivo.

Per ogni ordine spedito, cambiare lo stato dell’ordine nel menu a tendina in inviato.

Ora lo stato dell’ordine viene cambiato automaticamente in inviato, e il cliente viene informato via e-mail che l’ordine è stato spedito.

Stato dell’ordine: “completato”

La merce è stata spedita e l’elaborazione dell’ordine è quasi completa. Quando lo stato dell’ordine cambia e viene concluso, l’ordine viene contrassegnato come completato.

Raccomandiamo di non impostare lo stato dell’ordine su completo fino a quando il pagamento non è stato effettivamente accreditato sul suo conto (questo è il caso per i pagamenti anticipati prima della spedizione, per i pagamenti in contanti non è necessario controllare). Soprattutto per i metodi di pagamento online, è importante che lei esegua il controllo con questo cambiamento di stato. I fondi della carta di credito sono talvolta trasferiti molto più tardi. Sulla base della nostra esperienza, possiamo riferire che anche i grandi istituti finanziari hanno già avuto transazioni che non sono state trasferite. Inoltre, il relativo ordine di acquisto può essere trasferito alla contabilità finanziaria.

Se spedisce merci su fattura, vorremmo darle qualche informazione in più qui:

• non inviare la merce ad ogni cliente semplicemente su fattura. A seconda del segmento di clientela e dell’industria, il rischio di grandi inadempienze è elevato. Qui la sua esperienza le sarà sicuramente d’aiuto. In particolare, consigliamo ai commercianti che hanno appena iniziato di disattivare questa modalità di pagamento.

Assistenza ulteriore

Ha bisogno di assistenza ulteriore? PepperShop offre diverse possibilità.

• Spesso un clic sull’icona del punto interrogativo nell’angolo in alto a destra dell’amministrazione può aiutare. Qui può ricevere un aiuto diretto sull’argomento in questione.
• Siamo lieti di aiutarla anche via e-mail. swiss21-support@peppershop.com